Risico’s gestructureerd signaleren, escaleren, mitigeren en voorkomen is belangrijk, maar wordt vaak door uitvoerende teams gezien als een feestje van externen. Verplichte externe audits zijn spannend en uitkomsten soms onvoorspelbaar. Er kan veel afhangen van de uitkomsten van een audit.
Voor een eindverantwoordelijke kan dit spanning en slapeloze nachten opleveren. De natuurlijke reflex is het organiseren van meer grip en controle. Strakkere procedures en meer verantwoording. Maar dat levert op zijn beurt weer meer administratieve druk, verminderd eigenaarschap op. En het werk wordt er niet leuker door!
Wat risicomanagement ingewikkeld maakt:
Wet- en regelgeving verandert voortdurend.
Het vertalen van deze abstracte wijzingen naar werkbare aanpassingen in werkprocessen, procedures en formats gaat vaak over veel schijven, kost tijd en kan leiden tot afstemmingsproblemen.
Externe clubs (of interne stafdiensten) gebruiken hun eigen auditformats, hun eigen lijstjes met verbeterpunten. Versiebeheer is lastig en kan leiden tot problemen. Maar vooral hoe houden we gemakkelijk overzicht over:
- Alle auditresultaten van verschillende audits?
- Alle verbeterpunten die naar voren zijn gekomen?
- De voortgang van het werken aan deze verbeterpunten?
Onveiligheid: Fouten kunnen leiden tot rechtszaken en slechte publiciteit en mogen dus niet gemaakt worden. Dit leidt tot minder transparantie, minder kennisdeling, onveiligheid in teams en belemmerd ontwikkeling van personeel.
Als we voldoen aan wet- en regelgeving en alle vinklijstjes zijn afgevinkt, is alles op orde, toch..? Vinklijstjes werken in de hand dat we stoppen we met nadenken. In plaats van te kijken hoe we het nóg beter kunnen doen en hoe teams van elkaar kunnen leren.
Iedere organisatie is uniek en iedere organisatietransformatie is maatwerk. We weten inmiddels wat er nodig is om een succesvolle transformatie te realiseren.
Naast documentanalyses en controles worden vooral veel interviews afgenomen. Bevindingen worden vaak vlug op een notitieblok gekrabbeld. Achter een laptopscherm zitten is namelijk onpersoonlijk….
Wil jij net als Floris in control zijn van risico's?
Vraag dan hier onze demo aan
Vergroot het eigenaarschap van risicomanagement
Door risicomanagement onderdeel te maken van het dagelijkse werk van teams in de uitvoering ontstaat er een gedeelde verantwoordelijkheid en wordt het signaleren en beheersen van risico’s vanzelfsprekend:
1
Deel kennis:
Leg goed uit wat, waarom en wanneer belangrijk is aan risicomanagement
2
Maak goede doelstellingen:
organiseer werksessies met afgevaardigden van de teams. Bedenk samen welke risico’s de teamdoelstellingen raken. Welke samenhang is er? Hoe kunnen we dingen praktisch uitvoerbaar maken? Moeten werkprocessen of documenten worden aangepast?
3
Benoem aandachtsgebieden
en ‘aandachtsvelders’ mensen met affiniteit met het onderwerp in ieder team die de rol krijgen om de rest van het team extra scherp houden op belangrijke thema’s.
4
Aandachtsvelders in alle lagen:
Als je het goed doet, richt je deze structuur in iedere laag van de organisatie in, inclusief overlegstructuur. Zodat kennis van buiten snel naar binnen kan worden verspreid en operationele knelpunten ook snel worden gesignaleerd en kunnen worden opgelost.
Risico’s benoemen, signaleren, mitigeren, verhelpen en voorkomen met Genie
Geef samen richting
Genie inrichten voor jouw organisatie is simpel maar effectief. Met onze methode vul je thema’s, subthema’s en onderwerpen in ontwikkelgerichte 5-puntschalen die je dwingen doelstellingen en risico’s te concretiseren en die je helpen richting te geven hoe je het stapsgewijs beter kunt doen. Door deze stappen met afgevaardigden uit de teams te doorlopen, creëer je direct draagvlak en eigenaarschap.
Maak lastige onderwerpen meetbaar
Onze software is uniek en biedt ruimte om zowel de harde kant áls de zachte kant meetbaar te maken en te operationaliseren.
Monitor de voortgang
Toon voortdurend een duidelijk, simpel en actueel overzicht hoe jouw team presteert ten opzichte van jullie eigen doelstellingen. En hoe jouw team presteert ten opzichte van andere teams.
Beheer eenvoudig verbeteringen
Meerdere verbeterplannen tegelijk? Overzicht kwijt? Voorkomen dat verbeterplannen in een lade belanden en dat er niets mee wordt gedaan? Onze verbeterfunctionaliteit helpt je problemen te analyseren, acties SMART te maken en taken te verdelen. Zowel in je team, als daar buiten.
Vier succes en leer van elkaar
Genie is er op gericht om successen expliciet te maken en deze met een paar muisklikken met anderen te delen. Best practices uit wisselen was nog nooit zo simpel!
