Met andersom bedoelen we het omdraaien van de lijn van verantwoording: niet van buiten naar binnen, maar van binnen naar buiten. Op deze manier neem je werkvloer ook mee en blijft het managen van kwaliteit niet het eenzame stokpaardje van het management.
Hoe het in de praktijk vaak gaat
De zorginstelling wil een kwaliteitsmanagementsysteem gaan implementeren. Uiteraard omdat ze goede zorg willen leveren, de veiligheid van cliënten en patiënten willen waarborgen, incidenten willen voorkomen, risico’s willen mitigeren, zich willen focussen op continu leren en verbeteren en meer.
Maar...
vaak is de andere zwaarwegende reden dat het hebben van een goed KMS voor de buitenwereld een must is: het is de norm in de sector om bijvoorbeeld aan bepaalde certificering te voldoen (denk aan HKZ) en je hebt externe stakeholders als financiers en klanten die het van je verwachten en die je tevreden moet houden. Als een kwaliteitsmanagementsysteem om hoofdzakelijk wordt gebruikt om deze buitenwereld tevreden te houden, wordt het eigenlijk altijd top-down door het management er doorgeen geduwd. Medewerkers zien het nut er niet van in (wéér meer administratie) en het gaat al snel voelen als iets dat moet, iets dat er bij komt. Er is geen draagvlak voor in de organisatie.
Daarnaast zie je vaak dat...
als ze het systeem dan hebben, het mondjesmaat wordt gebruikt, niet iedereen precies weet wat de bedoeling is en als er weer binnenkort weer een audit is, wordt de handleiding weer uit de kast getrokken en wordt er met man en macht gewerkt om er voor te zorgen dat alles op tijd netjes is bijgewerkt voordat de auditoren op de stoep staan. Intussen weet je totaal niet hoe het daadwerkelijk voorstaat met de kwaliteit van je dienstverlening en wordt er vaak alleen bijgestuurd als er zaken misgaan. Brandjes blussen in plaats van continu leren en verbeteren.
Op deze manier blijft een kwaliteitsmanagementsysteem een wassen neus: je doet het voor anderen en niet voor jezelf. En dat is jammer, want als je het goed neerzet, dan is het ontzettend nuttig, tijdbesparend in plaats van tijdrovend en zou het de dagelijkse gang van zaken alleen maar vergemakkelijken…
Wil jij net als Floris werken met het kwaliteitsmanagementsysteem?
Vraag dan hier onze demo aan
Hoe een kwaliteitsmanagementsysteem wel nuttig te gebruiken
1
Integreer kwaliteitsstandaarden in je dagelijkse bedrijfsvoering: zo is het niet iets wat ‘erbij komt’, maar wordt het onderdeel van het primaire proces.
2
Zorg voor duidelijke, gezamenlijke doelstellingen waar men achter staat dan is er draagvlak en wordt verantwoording ten opzichte van deze doelstellingen logisch en kinderspel. Het probleem ontstaat zodra je een doelstelling van bovenaf krijgt opgelegd die men niet begrijpt, waar je het mee oneens bent, of die niet haalbaar is.
3
Verantwoording volgt de bedoeling en moet geen doel op zich worden. Administratie om de administratie mag nooit de bedoeling zijn en moet geen afvinken worden.
4
Maak dagelijks toetsbaar of processen lopen zoals samen is afgesproken
Genie als kwaliteitsmanagementsysteem zorg is de oplossing!
Geef samen richting
Genie inrichten voor jouw organisatie is simpel maar effectief. Met onze methode vul je thema’s, subthema’s en onderwerpen in ontwikkelgerichte 5-puntschalen die je dwingen doelstellingen te concretiseren en die je helpen doelstellingen stapsgewijs uitvoerbaar en meetbaar te maken.
Maak lastige onderwerpen meetbaar
Onze software is uniek en biedt ruimte om zowel de harde kant áls de zachte kant meetbaar te maken en te operationaliseren.
Monitor de voortgang
Toon voortdurend een duidelijk, simpel en actueel overzicht hoe jouw team presteert ten opzichte van jullie eigen doelstellingen. En hoe jouw team presteert ten opzichte van andere teams.
Beheer eenvoudig verbeteringen
Meerdere verbeterplannen tegelijk? Overzicht kwijt? Voorkomen dat verbeterplannen in een lade belanden en dat er niets mee wordt gedaan? Onze verbeterfunctionaliteit helpt je problemen te analyseren, acties SMART te maken en taken te verdelen. Zowel in je team, als daar buiten.
Vier succes en leer van elkaar
Genie is er op gericht om successen expliciet te maken en deze met een paar muisklikken met anderen te delen. Best practices uit wisselen was nog nooit zo simpel!
