Het komt er bij, het móet maar we doen liever wat anders…
Een kwaliteitssysteem is een managementinstrument om de kwaliteit van je bedrijfsvoering te waarborgen en te verbeteren. Het systeem maakt zichtbaar wat de kritieke processen in de organisatie zijn, of klantaanvragen juist en tijdig verwerkt worden en of je klanten tevreden zijn.
Waarom roept kwaliteitsmanagement dan zo veel weerstand op?
Organisaties certificeren zich vaak voor de buitenwereld
Verplicht door bijvoorbeeld externe financiers óf omdat het in de sector de norm is om een kwaliteitsmanagementsysteem te hebben. Als een kwaliteitsmanagementsysteem hoofdzakelijk wordt gebruikt voor externe verantwoording, wordt dit vaak top-down door management en staf geïmplementeerd. Medewerkers zien er vaak het nut niet van in en ervaren het daarom als ‘iets dat er bij moet’. Ze doen dagelijks hun best om goed werk te leveren en hebben bij voorbaat al minder zin in meer administratieve handelingen.
Een ISO-9001 certificering is bijvoorbeeld
Niets anders dan: heb je voor deze (voor jouw sector belangrijke) onderwerpen een werkproces vastgelegd? Ja? Mooi! Doe je dit ook?
Ja? Mooi!
Nee? Maak een plan hoe je dat gaat oplossen. Dan zie ik volgend jaar weer of dat is gelukt.
Certificeringen zijn in werkelijkheid vaak een wassen neus
Teams werken hard, doen hun best, maar doen vooral het hele jaar door hun eigen ding, tot er een externe audit komt. Dan sluiten ze zich twee weken op en werken dag en nacht door om alles ‘op orde’ te brengen voor deze audit. Omdat het zó belangrijk is en van een goede score veel af hangt ….
…en geven geen goed beeld van de werkelijkheid werkelijkheid
Letterlijk hebben we een voorbeeld gezien dat een (zorg)organisatie in juni cum laude door een certificering komt. Daarover werd breed gecommuniceerd: “We zijn met vlag en wimpel geslaagd!”. En dat een maand later in juli een incident met een cliënt plaatsvindt waardoor de inspectie voor de gezondheidzorg komt kijken en constateert dat in werkelijkheid de kwaliteit van zorg volstrekte willekeur blijkt, processen en procedures onbekend zijn en niet worden gevolgd, goed leiderschap ontbreekt en de gehele organisatie onder verscherpt toezicht wordt geplaatst?
Ontdek wat Genie voor uw team kan betekenen
Vraag hier onze demo aan
Kwaliteitsmanagement goed implementeren? Draai het om!
Zolang het managen van kwaliteit een feestje van het management blijft, zal de werkvloer niet vrijwillig gaan lopen. De kunst zit hem in het omdraaien van de verantwoordingslijn: in plaats van buiten naar binnen, van naar binnen naar buiten.
Voorbeeld: jij bent de spits
Wat bedoelen we daar mee? Stel je eens voor. Je speelt in een voetbalteam in de spits. Je bent topscoorder van de competitie en aanstaande zondag is de kampioenswedstrijd. Als team speel je nu eenmaal met een redelijk vaste opstelling, met een tactiek in een bepaald systeem. Tot nu toe zijn opstelling, tactiek en systeem succesvol geweest: we spelen immers om het kampioenschap! Je gelooft en vertrouwt de coach, door het uitvoeren van zijn strategieën ben je nu topscoorder!
De coach heeft een diepgravende analyse gemaakt van de tegenstander. Vóór de wedstrijd roept hij jullie bijeen en schetst zijn analyse en wat er voor jullie uit volgt op een whiteboard:
“Jij bent de topscoorder. Zij hebben goede verdedigers en zullen er alles aan doen om je af te stoppen. Dus jouw rol de komende wedstrijd is doen wat ze niet verwachten: niet zelf schieten, maar de bal passen naar je teamgenoten.”
Slim! Denk je. Wedstrijddag is gekomen en je probeert de tactiek en jouw rol zo goed mogelijk in te vullen tijdens de wedstrijd. Het blijft echter 0-0. Je collega aanvallers hebben aardig wat doelpogingen gemist. 5 minuten voor blessuretijd krijg je de bal aangespeeld. Een fractie van een seconde twijfel je. Links loopt je teamgenoot (die al een aantal keer heeft gemist) vrij. Maar.. Je draait rechts om de verdediger en schiet de bal hoog in de kruising. 1-0, we zijn kampioen!
Na de wedstrijd krijg je een knuffel van de coach… Hij kijkt je streng aan: “Dat was niet de afspraak…”. Knipogend zegt hij: “maar tóch goed gedaan. Mooie goal!”
Wat kunnen we van deze analogie leren over kwaliteitsmanagement?
1
Het is belangrijk dat er duidelijkheid is; Doelstellingen, kaders, processen, procedures, rollen en verantwoordelijkheden moeten helder zijn. Hiermee schets je het speelveld waarbinnen iemand mág excelleren.
2
3
4
5
Als er duidelijke, gezamenlijke doelstellingen zijn, waar jij achter staat dan wordt verantwoording ten opzichte van deze doelstellingen logisch en kinderspel. Het probleem ontstaat zodra je een doelstelling van bovenaf krijgt opgelegd die je niet begrijpt, waar je het mee oneens bent, of die niet haalbaar is.
Genie als kwaliteitsmanagement software is de oplossing!
Geef samen richting
Genie inrichten voor jouw organisatie is simpel maar effectief. Met onze methode vul je thema’s, subthema’s en onderwerpen in ontwikkelgerichte 5-puntschalen die je dwingen doelstellingen te concretiseren en die je helpen doelstellingen stapsgewijs uitvoerbaar en meetbaar te maken
Maak lastige onderwerpen meetbaar
Onze software is uniek omdat het ruimte biedt om zowel de harde kant áls de zachte kant meetbaar te maken en te operationaliseren
Monitor de voortgang
Voortdurend een duidelijk, simpel en actueel overzicht te tonen hoe jouw team presteert ten opzichte van jullie eigen doelstellingen. Én hoe jouw team presteert ten opzichte van andere teams.
Beheer eenvoudig verbeteringen
Meerdere verbeterplannen tegelijk? Overzicht kwijt? Voorkomen dat verbeterplannen in een lade belanden en dat er niets mee wordt gedaan? Onze verbeterfunctionaliteit helpt je problemen te analyseren, acties SMART te maken en taken te verdelen. In je team, of daar buiten.
Vier succes en leer van elkaar
Onze software is er op gericht om successen expliciet te maken en deze met een paar muisklikken met anderen te delen. Best practices uit wisselen was nog nooit zo simpel!
