Onze HKZ-software helpt je met het behalen van je certificaat
Je wil je HKZ-certificering (Harmonisatie Kwaliteitsbeoordeling in de Zorgsector) behalen, behouden of je bent je aan het opmaken voor een hercertificering. Of het nu het HKZ 165 Zorg & Welzijn, HKZ 143 – Kleine organisaties of HKZ 166 – ZZP’ers in zorg en welzijn certificaat is. Je wil dit om te kunnen laten zien aan klanten, financiers en andere stakeholders dat je serieus bezig bent met het leveren van kwaliteit.
Je wil aan de slag, hoe gaat dat?
Als je nog geen certificaat hebt, krijg je eerst te maken met de initiële audit; hierbij wordt er gekeken of je klaar bent voor de echte audit. Hoe lang dit precies duurt, hangt voor een groot deel af van hoe ver je al bent met o.a. werken volgens de PDCA-cyclus (Plan – Do – Check – Act), hoe is je kwaliteitszorg al geborgd in je organisatie, hoeveel tijd wil en kun je er aan spenderen en is er breed draagvlak binnen je organisatie om hier mee aan de slag te gaan. In de praktijk wordt het vaak ervaren als “iets dat er bij” komt, je haalt het maar om anderen tevreden te houden in plaats van dat het een onderdeel wordt van je dagelijkse bedrijfsvoering. Echter kan het ook anders.
Als je al gecertificeerd bent dan wordt je jaarlijks gecontroleerd of je nog aan alle normen voldoet. Wat je vaak in de praktijk ziet, is dat zo rond een maand voor de audit iedereen in de organisatie of het team gaat rennen en vliegen en zich een slag in de rondte werkt om alles weer op orde te krijgen. Documenten moeten bij elkaar worden gesprokkeld, procesbeschrijvingen worden uit de kast getrokken en het is zoeken naar de juiste versie van een bepaald document. Als de audit dan voorbij is en je hopelijk je certificering mag behouden zonder al te veel aantekeningen en verbeterpunten, zucht de organisatie of het team een slaak van verlichting, verdwijnt alles weer in de kast, en gaat men verder op de oude manier: business as usual. Totdat de volgende audit weer voor de deur staat…
Wil jij snel je HKZ-certificering halen?
Vraag dan hier onze demo aan
Waarom komt een HKZ-certificering er vaak ‘bij’ en wat kun je er nou echt mee?
1
Je HKZ certificering is eigenlijk niet meer dan: heb je voor deze zorg- en kwaliteit inhoudelijke onderwerpen in werkprocessen vastgelegd? Ja? Super! Volg je deze ook? Ja? Top! Nee? Maak dan een verbeterplan hoe je dat gaat tackelen. Kijken we volgend jaar weer of dat succesvol is geweest en ondertussen gaan we gewoon verder zoals we altijd deden.
2
Organisaties certificeren zich vaak voor de buitenwereld.
Je wil laten zien dat je je zaken goed op orde hebt, dat je kwaliteit levert en in ontwikkeling blijft. Omdat niemand dat gaat geloven als je dat zelf roept, ga je je certificeren. Soms doe het omdat je verplicht wordt externe stakeholders of financiers, of omdat het gewoon de norm is: als jij geen certificaat hebt, val je buiten de boot.
3
Met als gevolg… dat dit vaak top-down door het management of staf wordt opgelegd aan de organisatie. De gemiddelde medewerker ziet er vaak het nut niet van in en ervaart het daarom als ‘iets dat moet en er bij komt’; het gaat dan al heel snel voelen als nog meer extra administratie.
4
Je krijgt geen goed beeld van de werkelijkheid
Letterlijk hebben we een praktijkvoorbeeld van een zorgorganisatie die in juni cum laude door een certificering kwam. Daarover werd breed de wereld in geslingerd: “We zijn met vlag en wimpel geslaagd!”. Een maand later in juli vindt er vervolgens een incident met een cliënt plaats waardoor de inspectie voor de gezondheidzorg komt kijken en constateert dat in werkelijkheid de kwaliteit van dienstverlening volstrekte willekeur blijkt… Procedures en processen zijn bij velen onbekend, worden niet goed gevolgd en er ontbreekt goed leiderschap met als uitwerking dat de hele organisatie onder verscherpt toezicht werd geplaatst…
HKZ-software gebruiken zodat je er wel dagelijks iets aan hebt!
Toch kan een HKZ-certificering een mooie moment zijn om je organisatie een niveau hoger te tillen. Dit kun je doen door certificeringsonderwerpen te integreren met je reguliere bedrijfsvoering. Zo op je op één plek een logisch samenhangend geheel van alles dat belangrijk is voor team en organisatie.
Van het halen van een certificaat (voor de buitenwereld) naar een organisatie waar:
1
iedereen weet wat de bedoeling is en weet aan welke doelstellingen gewerkt wordt
2
duidelijkheid is wat de volgende stap is in het verbeterproces
3
dagelijks toetsbaar of processen lopen zoals samen overeengekomen is
4
verbeterproces slim en overzichtelijk is geregeld
5
transparant leren van elkaar en slimme oplossingen gedeeld worden normaal is geworden
6
processen en kwaliteit geborgd en continu inzichtelijk zijn
7
met één druk op de knop bij een audit kan laten zien wat de stand van zaken is
Dat kan nu met de software van Team Genie. Op deze manier zegt een HKZ-certificering wél wat en wordt samen werken aan doelstellingen simpel, leuk en nuttig.
Genie als software-suite is de oplossing!
Geef samen richting
Genie inrichten voor jouw organisatie is simpel maar effectief. Met onze methode vul je thema’s, subthema’s en onderwerpen in ontwikkelgerichte 5-puntschalen die je dwingen doelstellingen te concretiseren en die je helpen doelstellingen stapsgewijs uitvoerbaar en meetbaar te maken.
Maak lastige onderwerpen meetbaar
Onze software is uniek en biedt ruimte om zowel de harde kant áls de zachte kant meetbaar te maken en te operationaliseren.
Monitor de voortgang
Toon voortdurend een duidelijk, simpel en actueel overzicht hoe jouw team presteert ten opzichte van jullie eigen doelstellingen. En hoe jouw team presteert ten opzichte van andere teams.
Beheer eenvoudig verbeteringen
Meerdere verbeterplannen tegelijk? Overzicht kwijt? Voorkomen dat verbeterplannen in een lade belanden en dat er niets mee wordt gedaan? Onze verbeterfunctionaliteit helpt je problemen te analyseren, acties SMART te maken en taken te verdelen. Zowel in je team, als daar buiten.
Vier succes en leer van elkaar
Genie is er op gericht om successen expliciet te maken en deze met een paar muisklikken met anderen te delen. Best practices uit wisselen was nog nooit zo simpel!
