Compliance-software helpt je om aan alle wet- en regelgeving te voldoen. Maar hoe gaat het vaak in de praktijk…
De grote valkuil bij compliance is dat het vaak wordt gezien als iets dat moet, want anders… Er wordt slechts eens in de zoveel tijd organisatiebreed echt aandacht aan besteed omdat er bijvoorbeeld weer nieuwe wet- en regelgeving wordt uitgevaardigd. Of de stress slaat toe als er een audit of controle aan zit te komen. Vaak leeft de afdeling Compliance/ Legal /Kwaliteit op een eigen eilandje binnen de organisatie en worden wel eens bestempeld als ‘strenge zeurpieten’ die meer om de regeltjes geven dan om de praktische uitvoering.
Compliance voelt als een verplichting, klinkt als extra werk waar we geen energie van krijgen… Dat mag anders, toch?
Waar het vaak mis gaat
Compliance komt er vaak ‘bij’ en is ‘geen onderdeel van’
Dit zorgt er voor dat het soms als vervelende nasmaak wordt ervaren door de rest van de organisatie. Je bent druk bezig geweest met bijvoorbeeld een nieuw proces inkleden, een klant- of cliëntacceptatie, of je denkt de customer due dilligence juist te hebben uitgevoerd, maar dan komt de compliance officer om de hoek kijken en zegt dat het toch anders moet. Deal gaat niet door, proces kan terug naar de tekentafel of in het ergste geval krijg je een boete.
Vaak weet alleen de compliance-afdeling of compliance officer wat de bedoeling is:
Iedereen in een organisatie krijgt met compliance te maken, want regels gelden voor de hele organisatie. Of iets past binnen het legal framework of niet, of een bepaald proces wordt gevolgd zoals wettelijk voorgeschreven of niet, etc. Het probleem is vaak dat alleen de afdeling legal of compliance dit weet, en als je de gemiddelde medewerker vraagt, haalt hij zijn schouders op. Wat niet weet, wat niet deert…
Compliance zit vaak verkeerd (of niet eens) verankerd in het primaire proces
Iedere organisatie heeft een primair proces. Toch wordt het toetsen van het primaire proces aan alle wet- en regelgeving pas achteraf of eens in de zoveel tijd gedaan. Als er dan ineens een audit of controle komt bij jouw team, wordt het kwaliteitshandboek er bij gepakt (hoe zat het ook alweer?) en draai je overuren om alles weer ‘op orde’ te brengen…
Compliance is vaak afvinken
Voldoen we aan ‘x’? Ja of nee? Ja? Mooi. Over tot de orde van de dag. Nee? Dan moeten we daar maar aan gaan voldoen. Succes ermee. Twee weken later komt dezelfde vraag naar boven op hetzelfde vinklijstje… Oh en nu…? Vergeten…
Wil jij net als Joesoef van Oudheusden compliance software gebruiken?
Vraag dan hier onze demo aan
Hoe kan het dan anders? Compliance software gebruiken
zodat iedereen weet wat de bedoeling is
Compliance blijft een kwestie van voortdurend aandacht besteden aan het kennen en kunnen van de meest actuele wet- en regelgeving, en te toetsen en checken of deze past in werkwijzen. Je zult moeten voldoen aan het Legal Framework, je KYC-proces geregeld hebben, je Politically Exposed Persons (PEP), je UBO’s identificeren en registreren en je Customer Due Diligence op orde hebben.
In de praktijk betekent dit dat er compliance-specialisten met specialistische kennis in de organisatie aanwezig zijn. Zij kennen de wet- en regelgeving goed, vinden het naleven er van belangrijk, en hebben een rol in de verantwoording.
Door compliance onderdeel te maken van het dagelijkse werk van teams in de uitvoering, ontstaat er een gedeelde verantwoordelijkheid en wordt het naleven van wet- en regelgeving vanzelfsprekend:
1
Deel kennis: Leg goed uit: het wát en waarom dit belangrijk is aan compliance.
2
Maak goede doelstellingen: organiseer werksessies met afgevaardigden van de teams. Bedenk samen hoe compliance de teamdoelstellingen raakt. Welke samenhang is er? Hoe kunnen we dingen praktisch uitvoerbaar maken? Moeten werkprocessen of documenten worden aangepast?
3
Benoem aandachtsgebieden en ‘aandachtsvelders’: mensen met affiniteit met het onderwerp die in ieder team de rol krijgen om de rest van het team extra scherp te houden op belangrijke thema’s.
4
Aandachtsvelders in alle lagen: Als je het goed doet, richt je deze structuur in iedere laag van de organisatie in, inclusief overlegstructuur zodat kennis van buiten snel naar binnen kan worden verspreid en operationele knelpunten ook snel worden gesignaleerd en kunnen worden opgelost.
om compliance te integreren in de dagelijkse bedrijfsvoering.
Genie als software-suite is de oplossing!
Geef samen richting
Genie inrichten voor jouw organisatie is simpel maar effectief. Met onze methode vul je thema’s, subthema’s en onderwerpen in ontwikkelgerichte 5-puntschalen in die je dwingen doelstellingen te concretiseren en die je helpen doelstellingen stapsgewijs uitvoerbaar en meetbaar te maken.
Maak lastige onderwerpen meetbaar
Onze software is uniek en biedt ruimte om zowel de harde kant áls de zachte kant meetbaar te maken en te operationaliseren.
Monitor de voortgang
Toon voortdurend een duidelijk, simpel en actueel overzicht hoe jouw team presteert ten opzichte van jullie eigen doelstellingen. En hoe jouw team presteert ten opzichte van andere teams.
Beheer eenvoudig verbeteringen
Meerdere verbeterplannen tegelijk? Overzicht kwijt? Voorkomen dat verbeterplannen in een lade belanden en dat er niets mee wordt gedaan? Onze verbeterfunctionaliteit helpt je problemen te analyseren, acties SMART te maken en taken te verdelen. Zowel in je team, als daar buiten.
Vier succes en leer van elkaar
Genie is er op gericht om successen expliciet te maken en deze met een paar muisklikken met anderen te delen. Best practices uitwisselen was nog nooit zo simpel!