Een goede audit uitvoeren vraagt veel coördinatie, afstemming en transparantie. Het begint met de vragen: wat gaan we precies auditen, bij wie, wanneer?
Bij de voorbereiding, tijdens de uitvoering en na afloop van de audit(s) komt een berg administratie kijken. Wij denken dat het slimmer kan!
Voorbereiding audit
Het is belangrijk dat de criteria waarop geaudit wordt vooraf actueel en bekend zijn. En dat iedereen, zowel de auditoren als de auditees, over dezelfde versie van deze criteria beschikken. Vervolgens stemt het audit-team inhoudelijk af of er bijvoorbeeld thema’s zijn waar deze auditronde de nadruk op wordt gelegd. En of alle auditoren dezelfde opvattingen en beoordelingswijzen hanteren. Er wordt een planning gemaakt en communiceert.
Tijdens de audit
Een goede auditor beschikt over een breed palet aan vaardigheden. Ze zijn bijvoorbeeld in staat om verbinding te maken met mensen, zijn in staat om vanuit een helicopterview in te zoomen op de kleinste details. Maar bovenal zijn ze objectief, kritisch en moeten ze in staat zijn stevige verbeterpunten constructief over te brengen.
Naast documentanalyses en controles worden vooral veel interviews afgenomen. Bevindingen worden vaak vlug op een notitieblok gekrabbeld. Achter een laptopscherm zitten is namelijk onpersoonlijk….
Na de audit
Auditoren zijn vaak bekaf na een goede audit: het is intensief om de hele dag strak te regisseren en te leiden, alle indrukken te overzien, vriendelijk maar ook kritisch te zijn. En dan moet je na afloop ’s avonds je bevindingen uitwerken, want deze zitten dan nog vers in het geheugen. Scores worden berekend, geaggregeerd, teruggekoppeld naar zowel het team als besproken met collega’s.
Eventuele verbeterpunten lever je aan het team van auditees. En dan maar hopen dat ze het oppakken en er echt iets mee gaan doen…..
Wil jij net als Floris slim je audits vorm geven?
Vraag dan hier onze demo aan
Slimmer voorbereiden, uitvoeren en borgen in Genie
Het gehele auditproces kan worden vormgegeven met onze slimme auditsoftware.
Inrichten van criteria
kan snel en makkelijk met onze methode met 5-puntschalen
Versiebeheer is verleden tijd
Alle betrokkenen beschikken altijd over de laatste versie van de criteria
Scoren’ tijdens de audit
is intuïtief en gebruikersvriendelijk. Scoren, motiveren en bestanden uploaden is razendsnel en voorkomt extra werk.
Live met het team
kan de audit afgenomen worden op ieder scherm
Scores worden direct omgezet
naar een handig overzicht met smileys
Teams zien in één oogopslag
live waar ze zelf staan, en hoe andere teams het doen
Sterke punten en verbeterpunten
zijn direct inzichtelijk
Stapsgewijs verbeteren
dankzij de 5-puntschalenmethodiek krijgt het team per onderwerp richting in de verbeterstappen en doelstellingen
Na de audit kan het team zelfstandig verder
Besproken aandachtspunten worden omgezet naar verbeter / ontwikkelplannen en in de software geborgd. Voortgang kan op afstand gemonitord en zelfs bijgestuurd worden
Beheer eenvoudig verbeteringen
Meerdere verbeterplannen tegelijk? Overzicht kwijt? Voorkomen dat verbeterplannen in een lade belanden en dat er niets mee wordt gedaan? Onze verbeterfunctionaliteit helpt je problemen te analyseren, acties SMART te maken en taken te verdelen. In je team, of daarbuiten.
Vier succes en leer van elkaar
Onze software is er op gericht om successen expliciet te maken en deze met een paar muisklikken met anderen te delen. Best practices uit wisselen was nog nooit zo simpel!
